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Valija Virtual

Gestión integral de pruebas presenciales y digitalización de exámenes

Valija Virtual

Instrucciones de etiquetado para cada puesto de recogida de exámenes.

 

Puestos de salida del aula: identificación

Dos etiquetas iguales por sobre

Los puntos de recogida de exámenes se dotarán, antes de la prueba, de sobres, con capacidad de hasta 400 hojas, y de códigos impresos por duplicado en hojas de etiquetas adhesivas, además del material habitual.

Cada uno de los códigos identificará una sesión y puesto de salida con un código de 10 dígitos, situados en tres filas superpuestas: la primera de cuatro dígitos y las otras dos de tres. Los cuatro primeros dígitos identificarán el año en el que se celebra la prueba, los tres siguientes la sesión (semana: de 1 a 5, día: de 1 a 7, y sesión: de 1 a 4) y los de la tercera fila serán los tres últimos dígitos de la dirección IP del puesto de salida.

Así, por ejemplo, 2012 / 523 / 165 será el identificativo correspondiente a los exámenes realizados en el año 2012, en la convocatoria de septiembre (5), durante segundo día de exámenes, en la tercera sesión del día y entregados en el puesto de salida cuya IP termina en 165.

 

Hoja de etiquetas adhesivas a imprimir,
por duplicado, en cada puesto
antes de comenzar la sesión

Consumibles

Los consumibles necesarios son:

  • Etiquetas Apli 01280 de 105 x 148 mm (4 etiquetas por hoja DIN A4) o compatibles.
  • Etiquetas Apli 01286 de 525 x 297 mm (40 etiquetas por hoja DIN A4) o compatibles.
  • Sobres de papel Kraft MF3 de 250 x 353 x 50 mm con fuelle de 80 mm. Se pueden adquirir, por ejemplo, en www.ratioform.es.

 

Escaneado y apilado durante la sesión

El examen, una vez haya sido verificada por el tribunal la identidad del alumno y se haya comprobado que su nombre es el que figura en las hojas de examen entregadas, se escaneará para obtener una copia digitalizada del mismo. En este proceso se procurará no incluir enunciados, hojas de borrador o en blanco u otro material irrelevante.

En caso de que el examen incluya una prueba de las denominadas objetivas o de test, se efectuará, simultánea y automáticamente, la lectura y registro digital de las respuestas del alumno.

Los documentos que constituyen cada uno de los exámenes entregados se colocarán apilados, de tal manera que en la cara visible aparezca claramente identificado el alumno y que la base de la pila se corresponda con el primer examen entregado y la parte superior de la misma con el último.

 

Ensobrado al finalizar la sesión

La aplicación efectuará automáticamente el recuento de las hojas escaneadas e informará al tribunal cada vez que se alcance el número de cuatrocientas hojas en la pila, así como al recoger y escanear el último examen de la sesión que se trate.

En ese momento se formará en pantalla, junto al mensaje informativo citado, una imagen de la etiqueta que habrá de seleccionarse de entre las contenidas en las hojas impresas al efecto. Esta etiqueta tendrá que adherirse tanto a la esquina superior izquierda de la cara anterior como a la base inferior del sobre, que será la cara que quedará expuesta al almacenar los sobres para facilitar su localización posterior.

 

Ubicación de las etiquetas

Eventualmente, en el caso de que se superen las cuatrocientas hojas en un puesto de salida, será necesario utilizar más de un sobre. En este caso, en la etiqueta representada en pantalla aparecerá, además de las tres series de dígitos ya citadas, un dígito identificativo del número correspondiente al sobre que se va a utilizar (1, 2, 3...) destacado en color rojo. Este dígito habrá de ser copiado por el tribunal en la parte inferior de las etiquetas ya impresas antes de desprenderlas de la hoja.

 

Custodia

Una vez apilado el último examen se introducirá toda la pila en el sobre en el que se hayan adherido las etiquetas, que se cerrará. A continuación el tribunal hará entrega del mismo al director o al secretario del centro, quien se encargará de su custodia.

Pulse en la imagen para visualizar una animación
sobre el almacenamiento de los exámenes realizados

El acta final, que deberá ser firmada por todos los miembros del tribunal, servirá para dejar constancia de estas entregas y de su aceptación. El director del centro, que podrá delegar esta función exclusivamente en el secretario, dispondrá lo necesario para que los sobres se almacenen en un lugar seguro y cerrado, en el orden en el que le han sido entregados, de forma que la recuperación de un determinado examen, a requerimiento de la Secretaría General de la Universidad, pueda efectuarse sin problemas a partir de la información suministrada por la aplicación de Valija Virtual o por Akademos.

Los documentos con dos o más años de antigüedad podrán ser destruidos, salvo que se reciban instrucciones en otro sentido por parte de la Secretaría General.

 

Obligatoriedad y seguridad

El escaneado de exámenes, que ya es obligatorio en todos los puntos de examen que dispongan del equipamiento necesario, es también, en los centros a los que hace referencia esta circular y desde esta convocatoria, imprescindible para que los exámenes puedan llegar a los profesores que han de corregirlos. Por ello habrá de ponerse especial cuidado en que la totalidad de los exámenes sean procesados de acuerdo con el procedimiento descrito anteriormente.

Los ficheros que contienen los exámenes escaneados durante el día se conservan en un servidor del centro, debidamente encriptados para impedir accesos no autorizados, y se transfieren a un servidor de la sede central durante las horas nocturnas, en las que el tráfico en la red es menor. Una vez transferidos, la copias residentes en los servidores de los centros permanecerán allí, encriptadas, sin otra función que la de servir como copia de seguridad.

Los ficheros accesibles para los profesores para visualizar, descargar en su caso y corregir con la herramienta diseñada para ello, y para los alumnos para visualizar sus exámenes, serán los transferidos al servidor de la sede central.

 

Acceso a las copias digitales: descarga y corrección

Tanto los alumnos como los profesores podrán, a través de la Secretaría Virtual y previa identificación en la web de la UNED, ver las copias digitales de los exámenes. En el caso de los profesores, se entiende que tendrán acceso a los exámenes de todas aquellas asignaturas en las que consten oficialmente como miembros del equipo docente, de manera que es posible que haya exámenes accesibles por más de un profesor.

Los profesores podrán, como se ha dicho, acceder a los exámenes de aquellas asignaturas de cuyo equipo docente formen parte, no sólo para visualizarlos, sino también para descargarlos (en formato PDF) o corregirlos utilizando la herramienta incorporada.

La descarga de exámenes debe hacerse asignatura por asignatura. Dentro de cada asignatura es posible ordenar los exámenes por centro o por orden alfabético. Esta modalidad, sin embargo, podría ser objeto de ciertas restricciones y eventualmente cancelada desde computadores fuera del dominio UNED si el ancho de banda requerido superara las disponibilidades actuales.

Tanto la corrección como la visualización son posibles desde cualquier equipo conectado a Internet, siempre previa identificación en el portal de la UNED y a través de la aplicación web de calificaciones.

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